Sulla prima pagina del documento veniva apposta la dicitura :“Si richiede l’apposizione del timbro per la data certa”, seguita da data e firma.
Da oggi, chi vuole la data certa su un documento potrà affrancarlo regolarmente e spedirlo a sé stesso, in modo tale che sulla busta venga apposta comunque il codice a barre dal quale è possibile risalire alla data di spedizione, anche mediante il servizio internet offerto da Poste Italiane, Si consiglia, a tal fine, onde evitare facili contestazioni, di effettuare la spedizione tramite raccomandata senza busta. In alternativa ci si può recare negli uffici di poste private.
Anche la PEC può sostituire la Data Certa, molto più semplice e garantisce anch’essa data certa dei documenti inviati.
Diversamente è possibile l’apposizione della cosiddetta marca temporale sui documenti informatici: il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge, che permette di attribuire ad un oggetto digitale o documento informatico una data ed un orario in modo certo ed opponibile a terzi. La marca temporale può essere anche associata alla firma digitale.